Membro do Centro de Documentação Escutista
A organização e a manutenção dos documentos são essenciais para manter a associação viva e fundada. Ao nível local, a Direção de Agrupamento é o órgão responsável pela correta catalogação e manutenção do arquivo do agrupamento. Esta tarefa tem especial foco no Secretário de Agrupamento, mas pode também ser delegada num escuteiro da confiança da Direção que fica assim dedicado a esta área de ação.
Damos o nome de Arquivo ao conjunto organizado de documentos independentemente do seu suporte, data e forma. Um arquivo de Agrupamento é, naturalmente, o arquivo que diz respeito à história e vivência do Agrupamento. Ora, e que tipos de documentos farão parte do arquivo? A resposta é todos. Os papéis, as fotos, as cassetes, …
Do ponto de vista funcional divide-se o arquivo em corrente, intermédio e histórico ou definitivo. O arquivo corrente é aquele que é utilizado regularmente ao longo do ano escuta enquanto o intermédio corresponde aos documentos que, não sendo necessários diariamente, podem vir a ser consultados com alguma frequência. Por fim o arquivo histórico ou definitivo agrega em si os documentos cuja consulta é de muito baixa frequência e que têm por isso essencialmente valor histórico no agrupamento.
O local físico do arquivo deve situar-se numa zona protegida da sede e que não seja de passagem ou de acesso de qualquer pessoa em qualquer circunstância. Essencialmente, deve estar protegido da humidade (elevando o ponto mais baixo dos armários e evitando zonas húmidas da sede), grandes amplitudes térmicas, acesso indevido e riscos de eventos catastróficos (incêndios e inundações, por exemplo).
Naturalmente que, nos dias que correm, grande parte da informação é produzida digitalmente. Este facto levanta algumas dificuldades ao nível da organização do arquivo como o controlo de acessos, que constitui um dos maiores desafios quando balanceado com a segurança da informação e a integridade dos documentos.
O futuro desenhar-se-á a uma velocidade cada vez maior e por isso com situações proporcionalmente mais desafiantes. O CDE empenha-se todos os dias para providenciar as ferramentas necessárias e apoiar o escutismo local a ultrapassar os desafios da preservação da sua memória histórica.
